Get copy in der VALUE 2006
Im Jahr 2003 hat die Get connected Internetagentur erstmals ein Produkt vorgestellt, das Betrieben der Kopier- und Digitaldruckbranche die Auftragsabwicklung über das Internet ermöglicht. Die Argumente haben nicht nur viele kleine und mittelständische Unternehmen, wie zum Beispiel die Scharlau GmbH in Hamburg überzeugt. Inzwischen ist das System im Hamburger Druck- und Verlagshaus Gruner + Jahr installiert.
Online-Datenübermittlung direkt über die Hompage, komplette Auftragsabwicklung mit automatischer Preiskalkulation direkt auf dem Bildschirm des Kunden sowie die komplette Auftragsverwaltung im Betrieb inklusive Schnittstellen zu allen gängigen Fakturierungsprogrammen - das sind die wichtigsten Merkmale des Get-copy-Systems, welches von der Münsteraner Agentur speziell für die Kopier- und Digitaldruckbranche entwickwelt wurde.
Agenturinhaber Udo Schöppner: "Mit Get copy bieten wir der Branche ein Produkt an, das den Datentransfer schneller und sicherer macht. Darüber hinaus haben wir alles einbezogen, was den Kontakt zwischen Kunden und Dienstleister vereinfacht."
Parallel zur Datenübermittlung legt der Kunde Format, Papier, Verarbeitung etc. fest, erhält sofort eine verlässliche Preiskalkulation und wird nach Erledigung des Auftrages automatisch per E-Mail informiert.
Auch innerbetriebliche Arbeits- und Verwaltungsgänge weden durch Get copy optimiert. Diese Leistungen, verbunden mit der Flexibilität des Systems, das vom Nutzer selbst an Veränderungen im Bereich Maschinenpark, Preiskalkulation oder Produktinnovationen angepasst werden kann, macht Get copy auch für Unternehmen von einer Größenordnung wie Gruner + Jahr interessant. Das Hamburger Verlagshaus wickelt inzwischen seine gesamten internen Druck- und Kopieraufträge über das System ab und stellt dies als Dienstleistung in Zukunft auch externen Unternehmen zur Verfügung.
Der Repografiebetreib Scharlau GmbH (3 Filialen in Hamburg, 70 Mitarbeiter) hat an Get copy noch einen neuen, wesentlichen Nutzen gefunden. Es ermöglicht die zentrale, filialübergreifende Auftragsverwaltung aller eingehenden Aufträge.
Alle Aufträge, ob Onlinebestellung oder Annahme an einer Filiale werden zentral in der Auftragsverwaltung erfasst und von dort aus auf die einzelnen Produktionsstätten verteilt. Eine mitlaufende Historie erfasst dabei den Verlauf der Auftrages, sodass der aktuelle Status jederzeit von allen Arbeitsplätzen aus abrufbar ist (über den Kunden login im WWW kann der Kunde den Status seines Auftrages ebenfalls abrufen).
Rainer Wagener, Scharlau GmbH: "Das hat den entscheidenen Vorteil, dass zum Beispiel Kundenanfragen über den Status ihres Auftrags jederzeit von jedem Mitarbeiter beantwortet werden können, ohne erst den zuständigen Ansprechpartner in Fachabteilung oder Filiale suchen zu müssen. Außerdem sind alle zum Auftrag gehörigen Daten zentral agbelegt, sodass die altbekannnte Zettelwirtschaft mit wichtigen Infos, Änderungswünschen des Kunden etc. hoffentlich bald kein Thema mehr ist."
Ein weiterer Vorteil der zentralen Verwaltung durch Get copy ergibt sich vor allem für Betriebe mit mehreren Filialen. Die Überschaubarkeit der gesamten auftragslage ermöglicht eine optimierte Verteilung der Aufträge auf die Filialen, mit dem Nebeneffekt, dass auch die Auslastung von Mitarbeitern und Maschinen optimal gesteuert werden kann.
Nicht zuletzt erlaubt die zentrale Erfassung der Aufträge auch weitaus bessere Möglichkeiten des Controllings. So kann man mit Hilfe der Historie schnell ermitteln, wo eventuelle Produktionsschwachpunkte liegen.
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Quelle: Value April 2006 / Rüdiger Maaß
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